Mensen, afdelingen en organisaties zijn systemen. Ieder systeem heeft verschillende functies die goed moeten samenwerken om levensvatbaar te blijven.
Met een systemische bril kan je zien welke gewoonten, acties en onderliggende structuur dienend of disfunctioneel zijn om ambities waar te maken. Het Viable System Model van Stafford Beer uit de Cybernetica onderkent verschillende functies.
De Operatie bestaat uit verschillende afdelingen. Zij zorgen voor het leveren van producten of diensten aan klanten. Zij hebben autonomie nodig om met de benodigde variatie om te kunnen gaan.
Het samenwerken tussen de verschillende afdelingen dient je te Managen. Duidelijke afspraken maken en de coördinatie tussen de verschillende onderdelen goed in richten voor stabiliteit van de performance. Gericht op het hier en nu. Op basis van de afspraken en coördinatie geven de operationele onderdelen Feedback om afspraken te kunnen monitoren en indien nodig bij te sturen.
Omdat de wereld niet stilstaat, moet je de buitenwereld Exploreren om mee te kunnen blijven bewegen. Exploreren is naar buiten gericht en kijkt naar de toekomst.
Als het Managen en Exploreren goed zijn ingericht geeft dat wrijving. De een is verantwoordelijk voor stabiliteit en de ander voor blijven bewegen, instabiliteit.
Beleid is verantwoordelijk voor de balans, voor de identiteit en continuïteit van het systeem. Nu en in de toekomst.
Disfunctionele zaken kunnen bijvoorbeeld zijn:
- ontbrekende primaire activiteiten.
- coördinatie problemen tussen afdelingen.
- informatie wordt niet gebruikt om het proces te verbeteren
- sturen op deliverables zonder voldoende resources te alloceren
- opgelegde targets zonder commitment of te veel afstand tot de operatie
- onvoldoende balanceren van dilemma’s
Alle onderdelen zijn even belangrijk. Het gaat er om dat je steeds kijkt wat er minimaal nodig is om maximaal wendbaar te blijven.
Een systemische blik op complexiteit voor een stabiele en wendbare organisatie.
