Vele organisaties worstelen met de vraag hoe zij hun slagkracht kunnen behouden en vergroten. Er wordt volop geëxperimenteerd met zelforganiserende teams en agile werken, maar wat is nu echt effectief?
De effectiviteit van een organisatie is te meten via het Viable System Model vanuit de wetenschap Cybernetica, welke zich keer op keer heeft bewezen. Het model kan gebruikt worden om de stabiliteit en levensvatbaarheid van iedere organisatie te behouden en te vergroten.
Iedere organisatie dient vijf functies te hebben ingericht en dient zich te houden aan wetmatigheden. Wetmatigheden, omdat je bijvoorbeeld de zwaartekracht kan negeren, maar het eenvoudiger is er rekening mee te houden.
De functies van het model zijn:
- De operatie, om de primaire activiteiten uit te voeren
- Hulpmiddelen om de primaire activiteiten te verbinden, zoals processen en structuur
- Stabilisatie om de verschillende onderdelen in lijn te houden. Want een keten is zo sterk als de zwakste schakel
- Aanpassingsvermogen om mee te kunnen bewegen met de omgeving, want stilstand is achteruitgang
- En levensvatbaarheid, de balans tussen stabilisatie en aanpassingsvermogen. Als je alleen investeert in het aanpassingsvermogen, dan wordt de operatie een chaos. En als je alleen investeert in stabilisatie wordt je toekomst onzeker
De meest eenvoudige wetmatigheden waar je rekening mee kunt houden, zijn:
- Ieder wezen streeft naar autonomie, zelfstandigheid en maximale vrijheid
- Wat je vaak ziet is dat er vele regels en restricties worden opgelegd wat bureaucratie kan veroorzaken. De focus van de operatie wordt dan het volgen of omzeilen van regels ipv het nastreven van doelen
- Aan de andere kant zie je dat hulpmiddelen ontbreken om de verschillende onderdelen goed op elkaar aan te laten sluiten en individuele bijdragen in context te kunnen plaatsen
Nog zo’n wetmatigheid is:
- ieder systeem probeert zichzelf in stand te houden, de biologische drang om te overleven.
- Mensen geven vrijwillig een deel van hun vrijheid op om bij te dragen aan een hoger doel. De uitdaging is dat problemen zich niet beperken tot een context die als individu te overzien is. Als dienende processen of structuur ontbreekt, kunnen zij geen gezamenlijke resultaten behalen
- Aan de andere kant zie je ook dat staf- of managementafdelingen controle proberen te krijgen en gaan acteren als zelfstandig opererende systemen, waardoor bureaucratie kan ontstaan
DoITogether heeft onderzocht wat het zelfbeeld is van organisaties voor wat is ingericht onder management, stafafdelingen en operatie. De beelden blijken sterk van elkaar te verschillen. Meestal ontbreken meerdere functies en wordt er weinig rekening gehouden met wetmatigheden.
Hoe is jouw organisatie ingericht?
Savita Srivastava
