Auteur: Savita Srivastava

Ik heb mij altijd met hart en ziel ingezet om organisaties te helpen hun effectiviteit en efficiëntie te verbeteren. Ik heb opleidingen gevolgd als informatiemanagement en enterprise architectuur.

Maar ik miste iets. Hoe kan je zorgen voor een organisatie die wendbaar is én stabiel. Je ziet allerlei ontwikkelingen op het gebied van persoonlijk leiderschap en zelforganiserende teams. Toch hoor ik nog vaak geluiden als “de top weet niet wat er speelt” of “we krijgen geen controle over de operatie”.

Toen kwam ik de fractale organisatie tegen. Velen van ons werken nog steeds in hiërarchische organisaties. Die zijn ontstaan toen de strategie jaarlijks werd bijgeschaafd. Terwijl de strategie inmiddels dynamisch is geworden.

Maar wat we nú nodig hebben is dat de gehele organisatie flexibel kan meebewegen met alle nieuwe ontwikkelingen. Ook een die kan blijven inspelen op toekomstige ontwikkelingen. Nou, dat kan.

De fractale organisatie is systemisch opgebouwd, zoals de natuur. Het begint bij de operatie, die de primaire activiteiten uitvoert. Deze primaire activiteiten worden gecoördineerd om goed te kunnen samenwerken. Iedere operatie heeft besturing nodig om de verschillende onderdelen stabiel te houden. Om mee te kunnen bewegen met je omgeving dien je je te ontwikkelen. En wat niet vergeten moet worden is de Balans tussen Besturing en Ontwikkeling om stabiel en levensvatbaar te blijven. Anders vlieg je alsnog uit de bocht.

En voila een gezonde wendbare organisatie die zicht continue ontwikkelt, stabiel is én blijft. En dat op elk niveau van je organisatie.

Weet jij wat er speelt in jouw organisatie? Kan jij medewerkers maximale autonomie geven? Is jouw organisatie stabiel én wendbaar?

Savita Srivastava

Het lijkt de oplossing voor “alles”. Digitalisering is in, maar waarom doe je het?

Het kan zeker veel problemen oplossen en voorkomen, maar het kan ook problemen uitvergroten. Kijk maar naar de vele ICT projecten die uit de bocht vliegen.

Een VVD-kamerlid heeft aangegeven dat hij niet precies weet hoeveel verspild wordt met nieuwe ICT projecten bij de overheid. 1, 2 of 7 miljard. Sogeti heeft onderzocht dat falende ICT systemen de Nederlandse economie zo’n 1,6 miljard Euro kost.

Waarom wil je digitaliseren? Wil jij digitaliseren om bij te blijven? Dan betekent dat niet alleen een goede IT ondersteuning. Dan begint het bij een wendbare organisatie. De wereld veranderd snel om ons heen. Technologische ontwikkelingen gaan steeds sneller, grenzen vervagen en klanten worden steeds kritischer.

Maar hoe krijg je een wendbare organisatie? Als je naar de fractale organisatie kijkt, dan is de organisatie opgebouwd uit stabiele systemen die zich continue ontwikkelen. Daardoor kunnen zij omgaan met nieuwe ontwikkelingen en de dynamiek van hun omgeving. Door de soliede basis én het continue ontwikkelen, kan je IT vóór je laten werken, nu en in de toekomst.

Stabiel en wendbaar? Ja, dat kan! En, het is nodig om met nieuwe ontwikkelingen om te blijven gaan.

Hoe wendbaar is jouw organisatie?

Savita Srivastava

Ontwikkelingen gaan sneller en sneller. We moeten bijblijven en steeds sneller meebewegen. Als je probeert controle te krijgen over alle uitdagingen, beperk je de autonomie. Daar ontkom je niet aan.

Het is wel zo dat ieder levend wezen streeft naar autonomie. Als je die te veel ontneemt, dan kan dat nare gevolgen hebben. Bij burn-out wordt vaak een gebrek aan autonomie genoemd. Daarnaast blijkt het slecht te zijn voor het moraal, zorgt voor verlaging van productiviteit en geeft een groter verloop. Waardoor juist weer de behoefte aan controle toeneemt.

Gelukkig zijn er initiatieven om de autonomie terug te geven. Zelfsturende teams zijn daar een voorbeeld van. Daar geld ook voor dat er een goede balans moet zijn tussen autonomie en controle. Anders zie je problemen als overbelasting van medewerkers, persoonlijke doelen nastreven of tunnelvisie.

Er is een oplossing. Het Viable System Model helpt bij het balanceren tussen controle en autonomie. Hierdoor heb je minimale controle nodig en kan je sturen op output. Daarmee geef je maximale autonomie aan medewerkers, die zich volledig kunnen concentreren op de beste oplossing voor de organisatie.

Waarom is dat handig?

Onderzoek heeft aangetoond dat het de werktevredenheid en productiviteit verhoogt. Wat ik zelf ook mooi vind, is dat het medewerkers motiveert en minder stress geeft.

Ik stem voor. En jij?

Savita Srivastava

Wil jij de effectiviteit van de organisatie vergroten?

Loop jij bijvoorbeeld tegen:

• IJsbergen; weerstand aan door onbegrip
• Projecten die steeds duurder worden, omdat de afhankelijkheden en risico’s niet duidelijk zijn
• Oplossingen die de organisatie doelstellingen niet ondersteunen, omdat medewerkers die niet kennen of de implicaties niet inzien
• Problemen die in details verzanden door communicatie problemen

Veel experts werken in organisaties, die alles van hun vakgebied weten, alleen weinig van de organisatie. Waar gaat het nu om. Wat is de kern van wat je wil als organisatie? Wie ben jij, waar sta je nu en wat zijn je ambities. Waar wil je naar toe. Welke structuur heb jij nodig om je visie te ondersteunen en welke inrichting om de strategie te realiseren.

Een conceptueel overzicht helpt om de verbinding te maken naar verschillende denkstijlen, zodat details in context kunnen worden geplaatst en discussies op het juiste niveau gevoerd kunnen worden. Zo kunnen experts meehelpen een krachtige en dynamische organisatie te bouwen.

De afgelopen 25 jaar heb ik organisaties geholpen hun effectiviteit en efficiëntie te verbeteren vanuit de business en IT.

Ik heb opleidingen gevolgd op het gebied van Enterprise Architectuur, Informatiemanagement, Verandermanagement en Strategie, en verdiept in verschillende methoden en modellen.

Ik bekijk ontwikkelingen vanuit verschillende perspectieven en discipline overstijgend. Als conceptueel denker kan ik complexiteit toegankelijk maken op een logisch niveau, zodat verschillende disciplines deze kunnen gebruiken. Daarbij kan ik architectuur op een logisch niveau laten zien om te laten beoordelen door niet-architecten.

Dit kan ik doen op het gebied van organisatie architectuur, enterprise architectuur, informatiemanagement of modellen als transitiemodel, klantmodel of productmodel.

Wil jij de effectiviteit van de organisatie vergroten?

Savita Srivastava

Status Quo en Toekomst

Laats las ik dat 90% van de strategische plannen in organisaties mislukken. Protime heeft al een keer onderzocht dat 28% van de medewerkers geen idee heeft van de doelstellingen van de organisatie.

Er zijn natuurlijk vele redenen waarom strategische plannen niet gerealiseerd kunnen worden. Als we kijken naar de Status Quo handhaven, en de gewenste Toekomst, dan zorgt de Status Quo dat de primaire activiteiten goed op elkaar afgestemd zijn om de juiste waarden aan de klant te kunnen leveren.

De Toekomst kijkt naar wat onze omgeving gaat doen, wat zijn de behoeften, innovaties en trends. Hoe moet de organisatie veranderen om mee te kunnen bewegen.

Wat is het verschil

Status Quo is de realiteit en bij Toekomst gaat het om mogelijkheden, opties en views. Waar Status Quo stuurt op stabiliteit, stuurt Toekomst juist op verandering en dat kan wrijving geven. Daarnaast heb je verschillende type mensen nodig. Mensen die zich comfortabel voelen bij de relatief voorspelbare realiteit en mensen die om kunnen gaan met de onvoorspelbare abstracte toekomst.

Status Quo en Toekomst kijken vanuit verschillende perspectieven en spreken op een ander niveau. Ze hebben elkaar nodig en ze bijten elkaar. Ze zijn allebei even belangrijk voor het voortbestaan van de organisatie.

Als je ze kan verbinden en een structuur kan neerleggen in de vorm van bijvoorbeeld een transformatiemodel, klantmodel of productmodel, dan kan je profiteren van de kracht van beide werelden en daarmee de effectiviteit van de organisatie vergroten.

Welke problemen kom jij tegen?

Savita Srivastava

Vele organisaties worstelen met de vraag hoe zij hun slagkracht kunnen behouden en vergroten. Er wordt volop geëxperimenteerd met zelforganiserende teams en agile werken, maar wat is nu echt effectief? 

De effectiviteit van een organisatie is te meten via het Viable System Model vanuit de wetenschap Cybernetica, welke zich keer op keer heeft bewezen. Het model kan gebruikt worden om de stabiliteit en levensvatbaarheid van iedere organisatie te behouden en te vergroten.

Iedere organisatie dient vijf functies te hebben ingericht en dient zich te houden aan wetmatigheden. Wetmatigheden, omdat je bijvoorbeeld de zwaartekracht kan negeren, maar het eenvoudiger is er rekening mee te houden.

De functies van het model zijn:

• De operatie, om de primaire activiteiten uit te voeren
• Hulpmiddelen om de primaire activiteiten te verbinden, zoals processen en structuur
• Stabilisatie om de verschillende onderdelen in lijn te houden. Want een keten is zo sterk als de zwakste schakel
• Aanpassingsvermogen om mee te kunnen bewegen met de omgeving, want stilstand is achteruitgang
• En levensvatbaarheid, de balans tussen stabilisatie en aanpassingsvermogen. Als je alleen investeert in het aanpassingsvermogen, dan wordt de operatie een chaos. En als je alleen investeert in stabilisatie wordt je toekomst onzeker

De meest eenvoudige wetmatigheden waar je rekening mee kunt houden, zijn:

• Ieder wezen streeft naar autonomie, zelfstandigheid en maximale vrijheid
  • Wat je vaak ziet is dat er vele regels en restricties worden opgelegd wat bureaucratie kan veroorzaken. De focus van de operatie wordt dan het volgen of omzeilen van regels ipv het nastreven van doelen
  • Aan de andere kant zie je dat hulpmiddelen ontbreken om de verschillende onderdelen goed op elkaar aan te laten sluiten en individuele bijdragen in context te kunnen plaatsen

Nog zo’n wetmatigheid is:

• ieder systeem probeert zichzelf in stand te houden, de biologische drang om te overleven.
  • Mensen geven vrijwillig een deel van hun vrijheid op om bij te dragen aan een hoger doel. De uitdaging is dat problemen zich niet beperken tot een context die als individu te overzien is. Als dienende processen of structuur ontbreekt, kunnen zij geen gezamenlijke resultaten behalen
  • Aan de andere kant zie je ook dat staf- of managementafdelingen controle proberen te krijgen en gaan acteren als zelfstandig opererende systemen, waardoor bureaucratie kan ontstaan

DoITogether heeft onderzocht wat het zelfbeeld is van organisaties voor wat is ingericht onder management, stafafdelingen en operatie. De beelden blijken sterk van elkaar te verschillen. Meestal ontbreken meerdere functies en wordt er weinig rekening gehouden met wetmatigheden.

Hoe is jouw organisatie ingericht?

Savita Srivastava

De meeste mensen trekken dezelfde “soort” mensen aan. Makkelijk in de communicatie en er is sneller een “klik”. Maar is dat wel zo handig?

Alle mogelijke verschillen tussen mensen onderling bepalen de diversiteit. Soms zijn deze verschillen zichtbaar, zoals leeftijd, geslacht of huidskleur. Soms minder duidelijk zoals, geloofsovertuiging, competenties of persoonlijke voorkeuren, zoals leerstijl.

Soms zijn verschillen belangrijk, bijvoorbeeld om iemand tot zijn recht te laten komen of om een groep te versterker.

Waarom diversiteit

Zoals Loeka Oostra schreef in MT. Waarom diversiteit binnen bedrijven nodig is.

Het binnenhalen van mensen van verschillende geslachten en nationaliteiten kan een opsteker betekenen voor het intellect van een bedrijf. Het laat mensen over hun vooroordelen stappen en nagaan waar deze op gebaseerd zijn. Dit zal de organisatie succesvoller maken, wat de doelen ook zijn.

Uit onderzoek bleek bijvoorbeeld dat teams met meer vrouwen meer radicale vernieuwing wisten teweeg te brengen dan teams waar mannen de meerderheid vormden. En bedrijven die culturele diversiteit binnen hun top kennen, ontwikkelden meer nieuwe producten dan degene met een homogene top.

Hoe dan om te gaan met diversiteit

We zijn allemaal anders. We zijn niet allemaal doeners met een lineaire denkstijl, praktisch ingesteld met een onbegrensde motivatie. Iedereen heeft zijn eigen behoefte aan informatie, structuur en verbinding.

Om samenhang in een organisatie te krijgen, dien je zaken vanuit verschillende perspectieven, discipline overstijgend te laten zien. Met een conceptueel overzicht op organisatie niveau, kan je inzicht creëren in wat er nodig is voor de organisatie om die samenhang te krijgen. Zo kunnen individuen en teams zich volledig richten op de beste oplossing, product of inrichting.

Savita Srivastava

 

Tegenwoordig zijn er mogelijkheden en opties te over, maar waar ben je naar op zoek?

Stel je hebt een duidelijke visie, je weet waar je naar toe wilt. Je hebt een strategie voor ogen, een beeld hoe je dat wilt realiseren.

Hoe kunnen alle experts zich dan volledig focussen op de optimale inrichting op strategisch, tactisch en operationeel niveau?

Hoe kan je alle interne en externe experts duidelijk maken wat de visie en strategie betekenen voor de organisatie? Hoe ziet de structuur eruit om de visie te ondersteunen en wat heb je nodig om de strategie te realiseren? Hoe kan je van logisch naar functioneel en technisch verbinden?

Dan kan Context Verbindt je helpen. Context Verbindt kan de structuur zichtbaar maken om de visie te ondersteunen en wat je nodig hebt om de strategie te realiseren. Daarnaast kan Context Verbindt de benodigde inrichting op logisch niveau inzichtelijk maken en de verbinding maken naar functioneel en technisch niveau.

Zo kunnen experts zich volledig richten op het realiseren van de strategie en zo kan er een slagvaardige en wendbare organisatie ontstaan.

Wat heb jij nodig?

Savita Srivastava

Nog regelmatig worden leveranciers benaderd met vragen als: wij hebben een goed CRM-systeem nodig, want wij kunnen onze klanten niet goed bedienen of wij hebben Business Intelligence nodig, want accurate stuurinformatie ontbreekt.

Mooie oplossingen, maar wat wil je precies oplossen of invullen? Ik zeg altijd: een oplossing heeft de houdbaarheidsduur van je visie.

Wat wil je bereiken met de organisatie, waar wil je naar toe en hoe wil je dat vormgeven? Dat is de basis, dat is het fundament.

Een visie en strategie worden nog wel eens gezien als organisatiedingetje. Uit onderzoek blijkt dat meer dan een kwart van de medewerkers geen idee heeft van de organisatiedoelstellingen, naast alle mensen die de implicaties niet kunnen overzien. Hoe kan je visie en strategie dan door je hele organisatie laten stromen?

Een conceptueel overzicht laat zien hoe dat er uit ziet. Hoe ziet het fundament eruit op logische niveau, wat is het effect op de functionele organisatie en hoe ziet de technische ondersteuning er dan uit.

Als dat duidelijk is kunnen alle experts de organisatie als geheel vormgeven op strategisch, tactisch en operationeel niveau

Oplossingen kunnen dan in de context geplaatst worden van de organisatie, met als structuur de visie en als doel de strategie.

Wat is jouw oplossing?

Savita Srivastava

Zoals Simon Sinek zei: You are allowed. Most rules tell us what not to do. We choose to practice rules that tell us what to do.

Vaak worden regels bedacht om bijvoorbeeld te sturen, problemen te voorkomen of om de neuzen dezelfde kant op te krijgen.

Wat, als je het omdraait. Als je laat zien wat er nodig is. Wat betekent de strategie voor de organisatie en hoe ziet dat er dan uit.

Zo kan iedere medewerker, team en betrokkene zien wat de bedoeling is en kan hun expertise maximaal benut worden.

Een conceptueel overzicht kan gebruikt worden om aan te geven wat er op logisch niveau moet gebeuren. Daarmee kunnen experts zich volledig richten op hoe zij het het beste kunnen inrichten.

Alle neuzen dezelfde kant op, een organisatie in samenhang en gemotiveerde medewerkers.

Rules that tell us what to do…..

Savita Srivastava